Conciliação bancária: o que é, qual a importância e como fazer?

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Você sabe o que é conciliação bancária? Trata-se de um processo de gestão financeira no qual é feita a comparação entre os valores apontados no extrato bancário da empresa e seu controle interno.

A ideia é garantir que as quantias anotadas internamente, referentes a entradas e saídas financeiras, estejam compatíveis com os valores movimentados na conta bancária do negócio.

Mas por que você deve saber o que é conciliação bancária? Entre os principais motivos estão o fato de que essa tarefa faz parte de uma gestão financeira bem executada, a qual ajuda a evitar fraudes e a garantir um saldo bancário confiável. Ou seja, deve compor o planejamento estratégico de um negócio.

Vale lembrar que, de acordo com o Sebrae, é justamente a falta de planejamento uma das principais razões que levam as empresas a fecharem. 

Segundo a instituição, 19% fecharam devido à falta de capital/lucro, sendo que 14% apresentaram esse problema logo no primeiro ano de atividade.

Uma das maneiras de evitar problemas como esse é fazendo um bom controle dos valores transacionados na empresa. E é nesse ponto que a conciliação bancária entra.

Na prática, como esse processo deve ser feito? Existem ferramentas que colaboram para a realização dessa tarefa? Confira essas respostas, agora, neste artigo!

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é o ato de conferir as movimentações das contas bancárias da sua empresa e compará-las com o controle financeiro interno do seu negócio.

Um dos principais objetivos de saber o que é conciliação bancária é garantir um bom gerenciamento da parte financeira da sua empresa, verificando se há erros de registro, reporte de valores, avaliação de dados, entre outras informações e movimentações relacionadas.

Em outras palavras, a conciliação bancária é realizada para verificar o saldo bancário, os lançamentos (entradas e saídas) e as datas que aconteceram, e fazer uma comparação com as informações registradas internamente pela companhia, a fim de saber se esses registros estão idênticos aos extratos do banco.

Para que serve a conciliação bancária? 

A conciliação de contas bancárias serve, principalmente, para garantir um controle financeiro pontual para a sua empresa.

Porém, esse processo também colabora, e muito, para:

• controlar melhor as movimentações financeiras;
• identificar fraudes financeiras internas;
• aprimorar o planejamento orçamentário;
• garantir um saldo bancário confiável;
• melhorar a previsão de fluxo de caixa.

 

Controlar melhor as movimentações financeiras

Como há a comparação entre o controle financeiro interno e as transações realizadas nas contas bancárias, é possível confirmar, por exemplo, se a sua empresa está operando no positivo ou no negativo.

Isso é importante porque pode haver erros nas anotações internas que levem à ideia de que há uma determinada quantia na conta. Considerando que essa é uma verdade, o negócio segue normalmente com seus pagamentos e compras.

Entretanto, se o valor disponível na conta bancária não for o mesmo, as chances de estar gastando mais do que se tem são grandes. Essa situação, por sua vez, afeta seriamente e negativamente a saúde financeira do negócio.

Identificar fraudes financeiras internas

Infelizmente, nenhum negócio está livre de ações fraudulentas internas. Alguns exemplos de práticas desse tipo são depósitos com valores menores para desvio de dinheiro, cheques descontados em outras contas, entre outros.

A boa notícia é que, ao descobrir como fazer conciliação bancária, você passa a ter nas mãos mais uma ferramenta de identificação de golpes financeiros. Isso contribui para encontrar os culpados e, a partir daí, tomar as medidas necessárias.

Aprimorar o planejamento orçamentário

O planejamento de receitas, despesas e investimento também é beneficiado com a conciliação de contas bancárias.

Um dos principais motivos é que, ao realizar essa atividade, os gestores e responsáveis pelo departamento financeiro têm uma visão mais clara, ampla e precisa dos valores que entram e saem das contas da empresa.

Com isso, podem prever faturamentos e elaborar um planejamento orçamentário mais realista.

Garantir um saldo bancário confiável

Mas pensando em curto para, saber mais sobre conciliação bancária, o que é e como funciona, é uma das melhores maneiras de ter um saldo bancário realista e, por essa razão, mais confiável.

Com um embasamento mais concreto, as tomadas de decisão deixam de ser feitas decorrentes de “achismos”, contribuindo bastante para um crescimento mais concreto e seguro do negócio. 

Melhorar a previsão de fluxo de caixa

O mesmo princípio pode ser considerado na melhora e aprimoramento da previsibilidade de fluxo de caixa. 

Novamente, um controle mais efetivo e pontual das entradas e saídas de valores — por conta da comparação entre controle interno e extratos bancários —, fornece uma visão real do quanto há disponível para garantir o bom funcionamento do negócio.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

E por falar em fluxo de caixa, uma das razões pelas quais é importante entender mais sobre conciliação de contas bancárias é, justamente, compreender a diferença entre esses dois conceitos.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa consiste no registro de todos os valores que são pagos e recebidos pela empresa.

Esse controle permite comparar as quantias monetárias que entram e que saem do negócio e, com base nisso, possibilita analisar se o negócio está lucrativo, ou se está gerando prejuízos financeiros.

Para uma boa gestão de fluxo de caixa, o ideal é que o registro de movimentação seja feito diariamente, acompanhando cada entrada e saída, a fim de que nenhum valor se perca.

O que é conciliação de contas bancárias?

Já a conciliação de contas bancárias consiste na comparação entre o que foi lançado no controle financeiro interno do negócio e as movimentações feitas via banco ou instituição financeira.

Basicamente, consiste em pegar as anotações do fluxo de caixa e confrontar com os valores que entraram e saíram das contas bancárias usadas pela empresa.

Por que fazer a conciliação bancária?

Colocar a conciliação bancária como medida de controle financeiro da sua empresa é fundamental para evitar furos no caixa. 

E isso é especialmente importante porque esses erros podem levar à necessidade de retrabalhos, ou até mesmo, como já falamos, à instabilidade financeira do seu negócio.

Se o seu negócio adotar esse processo regularmente, o fluxo financeiro se tornará transparente, ajudando a estabelecer estratégias com mais segurança e a tomar decisões com base em dados consistentes.

Outro ponto importante de saber o que é conciliação bancária e como fazer, é que o gestor poderá realizar uma projeção mais realista do fluxo de caixa do negócio, conseguindo ter acesso a um saldo financeiro realmente atualizado. 

Esse processo é essencial para um planejamento orçamentário que busca atender às necessidades do negócio, bem como para ter uma empresa competitiva no mercado.

Sem isso, há grandes chances de ocorrer algum erro nas tabelas que formam a sua base de dados para fins de cálculo que, se não detectado, pode causar grandes perdas para o seu negócio. 

E como você pôde ver anteriormente, nos casos mais graves, uma falha como essa pode até mesmo custar a sobrevivência da sua empresa.

Sendo assim, uma das questões que deve ser seguida à risca é a execução de encontro de contas, controle de despesas, fluxo de caixa, DRE (Demonstração de Resultados no Exercício) e o controle das operações financeiras através da conciliação bancária.

Dica de leitura: “Fluxo de pagamentos online: o que acontece do fechamento da compra ao recebimento do valor pelo vendedor”

Como fazer conciliação bancária?

Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e por que fazê-la, vamos ver como esse processo pode ser realizado.

Há, basicamente, duas formas de fazer a conciliação bancária: uma manual, com a ajuda de soluções como o Excel; a outra de maneira automatizada, utilizando softwares específicos para isso.

Na hora de escolher qual das duas opções é melhor para a rotina da sua empresa, é importante considerar que a periodicidade da conciliação bancária precisa estar alinhada ao perfil do seu negócio, além de considerar a quantidade de transações financeiras.

Por exemplo, quanto mais frequentes forem as movimentações da sua empresa, mais vezes a conciliação bancária deve ser realizada. 

Considerando parâmetros como esse, você define se a sua análise será diária, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou até mesmo anual.

Conciliação bancária manual

A conciliação bancária manual é composta basicamente por 3 etapas, que podem ser resumidas da seguinte forma para criar um processo interno claro:

• acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
• comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos;
• retificação dos erros e informações não previstas.

 

Veja este vídeo para mais detalhes:

 

Para monitorar os fluxos de caixa, é necessário criar uma rotina. É importante que isso seja feito frequentemente, pois a demora pode implicar na perda de informações e do histórico das transações.

Classificar as contas das transações bancárias deve ser algo muito organizado. Aqui estão alguns dos dados que devem ser monitorados:

• datas dos lançamentos e se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
• descontos, juros e multas;
• impostos de transações bancárias, tais como o Imposto sobre Operações Financeiras, IOF, entre outros;
• lançamentos não identificados;
• pagamento de salários;
• recebimento de valores de clientes;
• saldos bancários (iniciais e finais);
• tarifas bancárias.

 

Após avaliar todos esses dados, compare com as informações que sua empresa registrou internamente por meio do controle de caixa. 

Esse, por sua vez, deve ser realizado com os documentos obtidos pela empresa, a exemplo das contas a pagar e das contas a receber. Isso inclui recebimentos por todos os meios de pagamentos, desde boleto bancário, maquininhas de cartão até QR Code. 

Em seguida, confira se os detalhes do lançamento estão compatíveis e analise as datas e os valores de todos os registros.

Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso identifique que o problema é do seu banco, faça a solicitação da compensação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências.

O uso de ferramentas de apoio na conciliação bancária manual

É importante utilizar programas de planilhas, como o Excel, para evitar erros de cálculos e também para conseguir fazê-los mais rapidamente.

No entanto, a grande desvantagem da conciliação bancária manual com planilha é que nada é feito de forma automática. Por isso, você ainda está sujeito a erros, e a exportação de extratos também pode ser um tanto complicada. 

Além disso, a análise de dados fica completamente a cargo de quem opera a planilha, não contando com uma “avaliação” prévia da ferramenta.

Conciliação bancária automática

Utilizar planilhas do Excel para fazer a conciliação bancária é uma das formas mais tradicionais de fazer a comparação entre o controle interno e o extrato bancário.

E, embora seja possível fazer isso de forma organizada a razoavelmente rápida, há outros mecanismos mais precisos e ágeis, que ajudam você e a sua equipe a poupar mais tempo e se concentrar em outras questões do seu negócio.

Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa automaticamente, se integrando com uma solução de pagamentos, como a plataforma White Label de serviços financeiros da Zoop.

O sistema de pagamentos da Zoop disponibiliza de maneira simples as transações, sem a necessidade de esforço manual com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos. 

Alguns exemplos de empresas que implementaram esse tipo de integração são a Avec, ERP do ramo de beleza, e a Sami Sistemas, ERP do setor imobiliário.

Não deixe de ler: “Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!”

Benefício da conciliação bancária automática

Alguns dos benefícios de realizar a conciliação bancária automaticamente com uma plataforma, como a oferecida pela Zoop, são:

• conciliação de lançamentos de conta através da API de extrato, incluindo créditos de recebíveis, comissões e transferências recebidas, débitos como depósitos gerados, estornos e cancelamentos;
• notificação através de webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
• suporte a visualização de lançamentos futuros por meio de uma listagem de recebíveis por vendedor, transação e marketplace;
• busca de transações por identificador de referência no seu sistema.

 

Por ser um serviço automatizado, ele acaba se tornando mais simples e menos custoso do que realizar a tarefa manualmente, já que a possibilidade de erros é consideravelmente menor, incorrendo também em menos retrabalho.

Quem faz a conciliação bancária? De quanto em quanto tempo deve ser feita?

A definição de quem faz a conciliação bancária depende do porte da empresa. Quanto à periodicidade com a qual essa tarefa deve ser feita, não existe uma regra. Ou seja, a companhia pode fazer toda semana, a cada 15 dias, um mês, três meses, entre outros períodos.

Ao contrário do controle de fluxo de caixa, que tem a indicação de ser feita diariamente, a conciliação de contas bancárias requer um prazo para que os valores sejam compensados, e isso varia conforme o meio de pagamento utilizado e outros critérios relacionados.

Por isso, cada negócio pode definir de quanto em quanto tempo realiza essa tarefa. Apenas vale lembrar que, quanto maior for o período, mais lançamentos precisarão ser conferidos.

Assim, se a companhia ainda faz esse processo manualmente, isso pode induzir a erros, gerar retrabalho — levando a uma reconciliação bancária —, além de comprometer o resultado dessa atividade.

Como trazer a conciliação bancária automática para o seu negócio?

Como você pôde perceber, entender o que é conciliação bancária e saber como fazê-la é vital para a gestão financeira do seu negócio. 

Contar com uma ferramenta que ajude a realizar essa atividade com rapidez e precisão pode ser uma forma de tornar sua empresa ainda mais competitiva.

Se você precisa de uma plataforma que ajude o seu negócio a realizar a conciliação bancária e outros processos da cadeia de pagamentos, conte com um de nossos parceiros.

Caso você já use uma solução de gestão empresarial e queira essa facilidade, faça a integração com a solução de conciliação bancária da Zoop!

 

A Zoop possibilita que marketplaces, ERPs, empreendedores, e outros tipos de negócios, passem a gerenciar o fluxo transacional dos seus clientes, gerando novas receitas por meio de serviços como contas digitais, splits de pagamento e antecipação de recebíveis. 

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