Entenda o que é e como fazer conciliação de cartões na sua empresa

Você sabe o que é conciliação de cartões? Se você tem um negócio próprio, compreender o significado desse termo e sua correta execução é muito importante para o controle de custos e para a prevenção contra surpresas negativas nas contas do fim do mês.

Afinal, essa prática tem como objetivo a conferência se, de fato, as receitas que você registrou via pagamentos de cartão de crédito ou crédito realmente batem com a realidade e com o repassado pela operadora do cartão.

E por que a conciliação de cartões tem que entrar no seu cronograma periódico de tarefas de gestão?

Porque ter um bom gerenciamento das finanças é fundamental para a saúde e bom andamento do seu negócio. A prova disso está no fato de que grande parte das empresas que suspendem suas operações ou que vão à falência são vítimas de um mau planejamento financeiro.

Por exemplo, dados da OECD dizem que o desconhecimento de estudos em finanças e a falta de disciplina na gestão dos recursos são a principal razão para que pequenas empresas durem tão pouco tempo no mercado.

Nos Estados Unidos, por exemplo, apenas 50% dos pequenos negócios do país conseguem se manter ativos por mais de cinco anos. E esses números da Small Business Administration tendem a se estender para o resto do mundo.

Portanto, para colocar o gerenciamento financeiro em dia, é preciso inserir a conciliação de cartões na rotina do seu negócio. Quer entender melhor como isso funciona e como executá-lo da melhor forma? Confira o conteúdo até o final!

O que é conciliação de cartões?

A conciliação de cartões consiste em conferir se os registros feitos pela empresa quanto a todas as transações de vendas no cartão de crédito e débito são compatíveis com os repasses feitos pela operadora.

Esse processo é fundamental para controle financeiro da organização, pois confirma se os gestores estão contando com a quantia certa para tomar decisões para dar prosseguimento ao planejamento.

Além de evitar surpresas negativas, essa prática evita prejuízos financeiros com relação a valores que não foram corretamente repassados de acordo com o acordado na parceira.

Em suma, a conciliação de cartões busca confirmar o seguinte:

• se os valores referentes às vendas registradas foram devidamente repassados;
• se a cobrança do aluguel da maquininha ou de outro dispositivo utilizado para a execução do serviço está de acordo com o previamente combinado
• se as taxas de transação da operadora foram devidamente cobradas.

 

Se reparada alguma inconsistência, a empresa deve entrar em contato diretamente com a operadora para solucionar o problema.

Portanto, a conciliação de cartões é uma prática muito importante para a gestão contábil e financeira de uma organização. Além dele, há outros três processos similares: a conciliação de vendas, de recebimentos e a bancária. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas!

Qual a importância da conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é fundamental para a segurança financeira e bom gerenciamento do dinheiro de uma empresa, pois esse processo permite uma comparação rígida de valores efetivamente negociados por uma empresa e o valor repassado pela operadora de cartão.

Veja quais são as vantagens de fazer uma conciliação de cartão de crédito:

• melhor gerenciamento financeiro
• monitoramento de erros e fraudes
• controle de custos e despesas
• identificação de padrões

 

Vamos falar um pouco mais sobre cada uma delas!

Melhor gerenciamento financeiro

Imagine que há profundas divergências entre as vendas no cartão de crédito realizadas pela empresa e o valor realmente repassado pela operadora do cartão. Nesse caso, se não houver uma conciliação bancária criteriosa, o caixa da companhia não contará com o dinheiro esperado.

Essa discrepância de valores pode comprometer a saúde financeira de qualquer empresa, pois pode faltar o valor devido no caixa na hora de honrar os compromissos, como pagamento de impostos e gastos diversos.

Portanto, a conciliação de cartões é fundamental para um gerenciamento e controle financeiro mais preciso e pautado nas condições reais do negócio.

Monitoramento de erros e fraudes

A conciliação de cartões permite o rastreamento de compras indevidamente duplicadas, chargebacks ilegítimos, negociações não autorizadas e até registro incorreto de valores.

Dessa forma, empresas de comércio que lidam com um grande volume de transações diárias ficam menos vulneráveis a erros e fraudes nos registros de compras do cartão de crédito.

Controle de custos e despesas

Quanto maior o controle e gerenciamento das entradas via cartão de crédito, menores são as perdas relacionadas a falhas ou ausências de conciliação, não é verdade?

A contestação de sobretaxas ou valores indevidos vão proteger o comerciante de gastar com valores que não lhe dizem respeito.

Identificação de padrões

Fazer um registro criterioso de conciliação de cartões é fundamental para construir um histórico de erros recorrentes aos quais o gestor precisa redobrar a atenção para que eles não se repitam.

Esse processo ajuda a aprimorar análises futuras e tornar cada novo processo mais eficiente que o anterior.

Por exemplo, um comerciante pode verificar que os estornos são um dos principais focos de inconsistência ao conciliar os valores. Eles podem ter sido duplicados ou simplesmente não foram devidamente descontados pela operadora de cartão.

Dessa forma, é recomendável que o gestor seja ainda mais criterioso no monitoramento desse tipo de operação para não gerar erros.

Tipos de conciliação financeira

Existem diferentes formas de realizar um processo de conciliação, como a conciliação de vendas, a de recebimentos e a bancária.

Como funciona cada uma delas? Quais são as principais diferenças entre elas? Veja qual combina mais com o estilo do seu negócio.

O que é conciliação de vendas?

Esse processo lida diretamente com conferência das vendas em si e sua importância se dá pela recorrência que erros e inconsistências acontecem.

Afinal, toda empresa que lida com vendas por cartão sabe que é comum aparecer um estorno ou cancelamento que não havia sido registrado, transações duplicadas, entre outras possibilidades.

Enfim, aqui há uma comparação criteriosa entre os dados da empresa com o do adquirente.

O que é conciliação de recebimentos?

Conferidas todas as vendas, agora chegou a hora de bater as informações relativas aos recebíveis do período com a empresa adquirente.

Isso é, feitas todas as contas, descontos e repasses, o gestor deve comparar os valores previstos para o fluxo de caixa com todo o extrato de pagamento da operadora.

O que é conciliação bancária?

Por último, temos a conciliação bancária. Esse processo visa à comparação entre todas as entradas e saídas na conta bancária  com o registro interno realizado pelo próprio setor financeiro do seu negócio.

Assim como nos outros casos, o objetivo aqui é verificar se não há inconsistências que devam ser corrigidas para que o gestor possa operar com valores realmente confiáveis e conferidos.

Dessa forma, o gestor deve comparar os registros na ferramenta ou livro de contabilidade com os extratos bancários da conta corrente do negócio para saber se há alguma divergência.

Como fazer conciliação de cartão de crédito e débito?

Existem duas formas de fazer conciliação de cartões: de forma manual ou automatizada por meio de uma plataforma de pagamentos. Vamos falar um pouco sobre as duas!

Manual

A forma manual exige uma participação mais ativa do gestor por meio do preenchimento de uma planilha de controle. Nela, ele pode preencher com os valores das vendas e taxas de serviço de acordo com as notinhas de cada negociação.

Esse processo, entretanto, pode ser mais demorado e vulnerável a falhas de digitação e outros erros humanos.

E em tempos de transformação digital, quanto mais eficiência e agilidade o empreendedor imprimir em cada setor da empresa, mais diferencial competitivo ele terá perante à concorrência.

Mas se você deseja saber como fazer conciliação de cartões em pequenas empresas, o método manual pode ser uma boa pedida, principalmente se o seu negócio possui um fluxo bem baixo de transações diárias.

Entretanto, se o volume de vendas no cartão de crédito for alto, o melhor é investir em uma plataforma automatizada. Vamos falar um pouco mais sobre ela!

Automatizada

Portanto, contar com uma solução automatizada capaz de otimizar processos é um grande aliado para sua empresa se proteger de inconsistências financeiras com confiabilidade e agilidade.

Imagine, por exemplo, que você possui uma loja virtual de produtos para skin care e tem um volume de mais de 100 vendas por dia via site oficial e aplicativo.

Convenhamos que realizar uma conciliação de cartões manual comparando cada uma dessas transações de uma por uma pode gerar uma série de inconsistências e erros, não é verdade?

Além disso, a demora e fadiga decorrente do processo ampliam ainda mais a possibilidade de erro humano.

Por isso, você deve contar com uma ferramenta automatizada que faz esse trabalho para você de forma mais rápida, segura e eficiente.

Por exemplo, a plataforma White Label da Zoop é um software de gestão programado para disponibilizar informações transacionais de forma simples e sem a necessidade de nenhum esforço manual, como fazer exportação de arquivos e preenchimentos de valores.

Dentre as principais funcionalidades da plataforma, podemos enumerar:

• conciliação de lançamentos de conta através da API de extrato, o que inclui créditos de recebíveis, comissões, débitos como depósitos gerados, estornos, transferências e cancelamentos;
• suporte a visualização de lançamentos futuros por meio de uma listagem de recebíveis por vendedor, transação e ambiente de negociação
• notificação através de webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
• busca de transações por meio de um identificador de referência

 

Enfim, os empreendedores precisam utilizar tecnologias inovadoras como aliadas para manterem seus negócios mais competitivos e prontos para prosperar no seu segmento de trabalho.

E as ferramentas da Zoop com certeza são uma boa pedida nessa jornada!

Incrível, não é? Ficou curioso para conhecer mais  sobre as soluções da Zoop? Entre em contato agora mesmo com um dos nossos representantes.

Zoop. Tecnologia para serviços financeiros do futuro.