Automação de vendas: o que é, como funciona e por que utilizar?

A automação de vendas consiste no uso de soluções tecnológicas que substituirão diversas atividades feitas manualmente pelos vendedores de uma empresa, otimizando o dia a dia dos profissionais e tornando suas atuações muito mais eficientes.

Por exemplo, imagine que um potencial cliente entrou em contato hoje com o seu time comercial para tirar algumas dúvidas sobre um dos seus produtos. Como de costume, o vendedor presta as devidas orientações e sugere ao possível comprador o fechamento do negócio.

Esse, no entanto, informa que precisa de um pouco mais de tempo para pensar, e que retornará a ligação em alguns dias.

Concorda que, para não perder essa possível venda, o profissional do time comercial precisa anotar esse contato e a data de retorno para, então, fazer uma nova tentativa? 

Se a equipe não conta com um sistema próprio para isso, é necessário acompanhar esses retornos um a um e, a depender do porte da empresa e do volume de contatos recebidos, esse trabalho se torna praticamente impossível — ou, se realizado inadequadamente, pode resultar na perda de boas oportunidades de negócios.

Já por meio da automação de vendas, soluções próprias para essa finalidade “avisam” o vendedor quando cada contato precisa ser feito, entre várias outras funcionalidades relacionadas. 

E se comercial estiver atrelado a um sistema de automação em marketing, nesse intervalo entre os contatos é possível enviar e-mails compatíveis com o interesse do potencial comprador e seu status no funil de vendas.

Achou tudo isso interessante e quer saber como tornar esse processo uma realidade no seu negócio? Então continue a leitura deste artigo e confira o que é automação de vendas, como funciona, vantagens e muito mais sobre o tema.

O que é automação de vendas?

A automação de vendas pode ser definida como o uso da tecnologia para converter tarefas manuais realizadas pelo time comercial em atividades automatizadas.

Em outras palavras, é possível dizer também que se trata do uso de soluções tecnológicas (sistemas) que fazem automaticamente diversas funções, até então, feitas de forma manual pelos vendedores.

Aqui, é essencial deixar claro que a ideia por trás do uso de um recurso desse tipo não é substituir a atuação humana dos profissionais. Ao contrário disso, a proposta é otimizar suas tarefas diárias, a fim de que tenham mais tempo para se dedicar à interação direta e humanizada com potenciais compradores.

Sobre isso, é preciso evidenciar também que os possíveis clientes esperam das empresas atendimentos mais rápidos e direcionados, e que a forma como são tratados tende a influenciar diretamente na sua decisão de compra.

Por exemplo, de acordo com o relatório CX Trends 2022 da Zendesk, empresa que oferece soluções de atendimento e CRM de vendas, 68% dos consumidores esperam que todas as suas experiências sejam personalizadas.

Somada a essa preferência, 61% afirmam que mudam para um concorrente após uma experiência ruim, e 71% querem que as empresas tenham a capacidade de compartilhar informações para que eles não tenham que se repetir. 

Agora, vamos avaliar esses apontamentos. Experiências personalizadas e satisfatórias podem ser entregues pela atuação direta dos vendedores. 

Já não precisar repetir informações pode ser facilmente resolvido com o uso de um sistema próprio para vendas, no qual o profissional registra todos os contatos e interações com o possível comprador para, a partir desses dados, dar continuidade ao atendimento de vendas sem a necessidade de repetições.

Percebe como a implementação da automação de vendas não substitui o papel do vendedor, mas, sim, complementa, aprimora, otimiza e melhora a sua atuação?

Dica extra! Este artigo também pode interessar a você: “Ferramentas de gestão financeira: 5 que podem ajudar no seu dia a dia!”

Quais são as vantagens de automatizar os processos de vendas?

Que a automatização dos processos de vendas é uma abordagem positiva, isso já deve ter ficado claro. Mas quais seriam as vantagens diretas que a sua empresa pode conquistar com a utilização desse tipo de recurso tecnológico? 

Entre as que mais se destacam estão:

• aumento da produtividade;
• redução de custos operacionais;
• potencial para diminuir o ciclo de vendas;
• oferta de um atendimento mais personalizado;
• ampliação da visão estratégica.

Aumento da produtividade

Quanto mais tarefas os profissionais conseguirem realizar de forma automática, mais tempo terão para se dedicarem diretamente ao relacionamento com o futuro cliente. Dessa forma, o time de vendas ganha tempo e consegue aumentar a sua produtividade.

Por exemplo, ao invés de perder horas para identificar em uma lista de contatos quais retornos precisam ser realizados naquela semana, os vendedores simplesmente seguem os avisos dados pelo sistema utilizado, o que resulta em bem menos tempo para fazer essa identificação, e também contribui para que nenhuma oportunidade de venda seja perdida.

Redução de custos operacionais

A possível redução de custos gerada pela automação de vendas pode acontecer por dois motivos. O primeiro é que soluções desse tipo evitam retrabalho, a exemplo de fazer ligações desnecessárias para os clientes — o que também pode levar a um certo desconforto nesse relacionamento.

O segundo motivo pode ser a chance de a empresa trabalhar com um time de vendas mais enxuto, visto que esses profissionais trabalharão de maneira mais eficiente, considerando que boa parte das tarefas desse setor serão feitas automaticamente.

Potencial para diminuir o ciclo de vendas

O ciclo de vendas pode ser reduzido pelo fato de os vendedores terem acesso fácil a todas as informações que precisam dos potenciais clientes para direcionar sua tomada de decisão.

O que queremos dizer aqui é o seguinte: imagine ter um sistema no qual é possível registrar todas as interações e contatos realizados. Dessa forma, o vendedor tem uma visão clara e precisa de em qual fase do funil do futuro comprador está e o que pode oferecer a ele para concluir a venda.

Assim, ao invés de perder tempo repetindo etapas, o vendedor saberá exatamente como e em qual momento abordar o cliente, o que tende a reduzir o tempo necessário para o fechamento do negócio.

Oferta de um atendimento mais personalizado

Por sua vez, o mesmo princípio de ter todas as informações centralizadas em um único sistema, assim como o recebimento de alertas para saber quando contar o potencial comprador, aumenta as chances de o time comercial entregar atendimentos realmente personalizados.

Isso se torna possível porque o vendedor saberá exatamente o que o potencial cliente procura e o que precisa para resolver a sua dor. 

Dessa forma, também consegue oferecer uma interação mais direcionada, o que aumenta as chances de conseguir fechar a venda.

Ampliação da visão estratégica

Por fim, e tão importante quanto as outras vantagens, o time de vendas e gestores conseguem uma visão estratégica muito mais ampla de suas atuações e dos resultados obtidos. 

Uma das razões é que, comumente, sistemas de automação de vendas permitem a emissão de variados relatórios, os quais constam dados e informações que apontam os números de conversões, a quantidade de vendas não efetivadas, entre outros relacionados.

Desse modo, se tem a chance de ajustar estratégias e adotar medidas e ações que ajudem a elevar o volume de vendas do negócio.

Aproveite e leia também: “Sistema de automação financeira: diminua os erros e aumente a produtividade com essa solução!”

O que é automação em marketing?

Seguindo esse mesmo princípio, é interessante falarmos também sobre automação em marketing, que consiste na automatização das tarefas desse setor a fim de aumentar a eficiência das ações e diminuir o volume de atividades feitas manualmente pelos profissionais.

Uma das aplicações da automação em marketing é a nutrição de leads (potenciais clientes), com o envio automático de materiais que ajudam a educá-lo, responder suas dúvidas e, com isso, levá-lo para outro nível no funil de vendas.

A ideia é, por exemplo, disparar e-mails que reforcem os primeiros contatos estabelecidos com o time comercial, de maneira que isso direcione o futuro cliente a tomar a sua decisão de compra.

Vale destacar que esse é apenas um exemplo do que pode ser alcançado quando se automatiza as tarefas da equipe de marketing, considerando que várias outras atividades podem ser realizadas dessa forma, tais como postagens em redes sociais, envio de respostas automáticas (porém, personalizadas) entre outras.

Mas quais seriam as vantagens da automatização em marketing? Entre as que mais se destacam estão:

• conseguir nutrir adequadamente leads que não estão prontos, aumentando as chances de conversão;
• reduzir a jornada do cliente (ciclo de venda), direcionando-o mais rapidamente pelo funil de vendas;
• criar comunicações personalizadas para cada perfil de público;
• otimizar a atuação dos profissionais de marketing, dando a eles mais tempo para pensar e implementar boas estratégias.

 

E não podemos deixar de citar também que todas essas ações e possibilidades contribuem para o trabalho da equipe de vendas, que receberão prospects (pessoas e/ou empresas interessadas em fechar negócio) mais preparados e prontos para efetivar a compra.

Ou seja, a automação em marketing pode ser uma boa estratégia para, juntamente com a automação de força de vendas, elevar o volume de negócios fechados e, consequentemente, o faturamento da empresa.

Sugestão! Não deixe de ouvir este episódio do Papo na Nuvem, podcast da Zoop que fala sobre tecnologia em serviços financeiros:

É possível fazer a automação dos pagamentos recebidos?

Sim, além de vendas e marketing, também é possível fazer a automação dos pagamentos recebidos pela sua empresa. Aqui, estamos falando, por exemplo, sobre o uso de uma solução de pagamento integrado.

Caso ainda não conheça, pagamento integrado é aquele que tem conexão automática com o sistema de vendas e/ou gestão financeira do seu negócio. 

Na prática, funciona mais ou menos assim: todas as vezes que receber o pagamento feito por um cliente, essa informação é inserida automaticamente no seu sistema de controle financeiro. Isso significa que não é mais preciso fazer lançamentos manuais.

Esse processo de inclusão automática de informações é feito pelo recebimento das mais variadas fontes digitais de captura de valores, tais como  máquina de cartão, Pix, boleto bancário, carteira digital, entre outras.

Entre as diversas vantagens de optar por uma solução desse tipo estão:

• conseguir um controle mais efetivo, rápido e preciso dos pagamentos recebidos por meios eletrônicos;
• eliminar a necessidade de lançamentos manuais, o que tende a gerar falhas e necessidade de retrabalho;
• facilitar a gestão financeira do negócio;
• obter um acompanhamento mais pontual do fluxo de caixa da companhia;
• ajudar na escalabilidade do negócio, mantendo o controle dos recebimentos conforme o volume de vendas aumenta. 

Tipos de negócios que podem automatizar e integrar os pagamentos recebidos

Essa estratégia de automatização e integração de pagamentos recebidos por meios digitais pode ser aplicada a qualquer modelo de negócio e segmento, tanto físico quanto online.

Nas vendas presenciais, por exemplo, os pagamentos dos clientes realizados com cartões de crédito ou cartão de débito entram automaticamente no sistema de gestão financeira utilizado pela empresa. 

Nas vendas online, como as realizadas via e-commerce e marketplace, o princípio é o mesmo, podendo abranger outras soluções de recebimento, com os boletos bancários.

Não deixe de ler este artigo: “Conversão de boletos: 7 dicas para melhorar essa taxa!”

Neste momento você deve estar se perguntando como tudo isso funciona, não é mesmo? Basicamente, essa integração é possível graças ao uso das APIs de pagamento, que são padrões e instruções de programação que permitem a comunicação entre dois pontos.

Mas você não precisa se preocupar com esse detalhe técnico, visto que é possível contratar APIs completas e prontas para serem utilizadas no seu negócio.

A Zoop, por exemplo, fornece para os seus parceiros de negócio soluções de integração de métodos de pagamento presencial e online em um único ambiente, as quais podem ser utilizadas tanto para negócios físicos quanto para negócios digitais.

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Zoop, fintech líder em tecnologia para serviços financeiros.